Styr på tropperne: Skræddersyet app skaber overblik hos kloakmester
Af Klaus Tøttrup
Der er populært sagt orden i penalhuset hos kloakmester Frank Thomsen, fa. Frank Thomsen ApS i Sønderborg – både når opgaverne løses ude i marken og i det administrative bagland.
- Vi har gennem en årrække haft et effektivt ordre- og sagsstyringssystem. Når man som hos os har mere end 2.000 opgaver om året, så skal man naturligvis have et system som skaber overblik og som sætter os i stand til at løse opgaverne så effektivt som muligt, siger kloakmester Frank Thomsen.
- Vi forsøger hele tiden at effektivisere vores processer. På et tidspunkt under corona satte vi os for at finde et system, så vi kunne have vores personalhåndbog liggende på nettet og sende fællesbeskeder ud til medarbejderne, forklarer Frank Thomsen og hustruen Susanne Thomsen, som leder de administrative opgaver i virksomheden.
På den vis blev der etableret kontakt til konsulentfirmaet Jankvist & Co og i ægte corona-stil, så blev møderne afviklet digitalt via Teams.
- At møderne blev holdt digitalt har naturligvis skabt en noget anderledes proces end ellers, forklarer Jan Rosfeldt, seniorkonsulent i Jankvist & Co. Både han og Frank og Susanne Thomsen understreger, at det er lykkedes at komme i mål med en skræddersyet firma app med en lang række effektive funktioner.
Engagerede medarbejdere
- Det, der startede som et ønske om at få en platform til at sende fællesbeskeder ud og få lagt vores personalehåndbog på nettet, endte faktisk med at blive til en velfungerende firma app, hvor det blandet andet er muligt for medarbejderne at tilgå beredskabsplaner, kontaktoplysninger på leverandører, feriebooking, APV’er, smøretabeller for maskinerne, service på maskiner og biler, booking af maskiner, kontakt ved ulykker og nærved ulykker o.a., forklarer Frank Thomsen.
Alt sammen kan tilgås via appen af medarbejderne, hvor end de befinder sig.
- Tidligere var det sådan, fortæller Susanne Thomsen, at medarbejderne lige ringede til kontoret, hvis de for eksempel skulle bruge et telefonnummer på en leverandør eller samarbejdspartner. Nu kan medarbejderne selv hurtigt finde oplysningerne på app’en. Og selvom det altid er hyggeligt at få en snak med medarbejderne, så har det sparet os en masse tid.
Susanne Thomsen forklarer, at app’en også spiller en væsentlig rolle i forhold til nye medarbejdere, som hurtigt kan skabe sig et overblik over virksomhedens arbejdsgange, rutiner og regler
- Samtidig beder vi medarbejderne om via app’en at bekræfte, at de har læst personalehåndbogen, siger Susanne Thomsen, som også oplever, at medarbejderne selv foreslår forbedringer eller nye funktioner til app’en.
Vant til at rykke hurtigt
Selvom den sønderjyske kloakmestervirksomhed og medarbejderne ikke er teknologiforskrækkede, så er det ifølge Frank Thomsen vigtigt, at man giver nye digitale tiltag – og andre tiltag for den sags skyld - tid til at ”sætte sig”, så alle er trygge og kan se fordelene og mulighederne. Dygtige og loyale medarbejdere er jo omdrejningspunktet for enhver god virksomhed.
- Vi er på mange andre områder en virksomhed, som rykker hurtigt og gerne som de første, når vi ser mulighederne. Det gælder blandt andet vores strømpeforingsløsning, hvor vi bruger et lyshærdningssystem, som hærder strømpeforingen hurtigere end traditionelle hærdningsmetoder.
Også når det gælder digitalisering er vi klar til at være frontløbere, fordi vi véd, at digitalisering kan skabe både øget effektivitet og fleksibilitet, siger Frank Thomsen.
En snak og en pølse
Midt i jagten på effektivitetsgevinster glemmer Frank og Susanne Thomsen ikke personaleplejen:
- Man kan lidt firkantet sige, at vi med app’en har skabt tid til at fokusere mindre på arbejdsopgaverne og mere på det sociale, når vi er fysisk sammen med medarbejderne. Her er der god tid til en snak over en ringriderpølse eller to, fremhæver Frank Thomsen.
FUNKTION TIL ORDBLINDE
På spørgsmålet om, hvorvidt der er andre funktioner til firmaets web app på vej, svarer Frank Thomsen, at da der er flere ordblinde i kloak- og maskinbranchen end i så mange andre brancher, så er det måske en idé at udvikle en funktion, hvor teksten bliver læst op.
Den ide vil Jan Rosfeldt og konsulent Rikke Lauritsen fra Jankvist & Co arbejder videre med.
Ordblindhed er et medfødt og usynligt handicap, som giver den handicappede vanskeligheder med at læse og skrive. For mennesker med ordblindhed tager det lang tid at omsætte bogstaver til sproglyde, som er nødvendige for at danne ord.
Man ved ikke præcist, hvor mange ordblinde der er i Danmark. Men man regner med, at omkring 7-8 pct. (knapt 400.000) af den danske befolkning er ordblinde. Ordblindhed er den mest udbredte indlæringsvanskelighed hos børn.
Artiklen er en del af temaet Samfund.