Husk efterkalkulationerne, mester – der er mange penge at hente
Ofte afsluttes opgaver uden der i forbindelse med afslutningen laves en efterkalkulation. Det betyder, at man ikke bruger den viden, som efterkalkulationer giver, i den fremadrettede drift af virksomheden.
På samme måde som en elitesportsudøver, der ser tilbage på en overstået konkurrence og forsøger at lære af den for at blive bedre i fremtiden, så skal håndværkerne også bruge de opnåede erfaringer for at blive bedre til at drive en forretning.
Og som i sportsverdenen lærer man mest af de dårlige præstationer, selvom det jo samtidig er dem man helst ikke vil se tilbage på, man typisk helst ”bare vil videre”.
Det er dog vigtigt at man konfronterer sig selv med de dårlige sager, for at undgå at gentage dem i fremtiden.
Gør det ved alle større sager
Der bør foretages efterkalkulationer af alle større sager. Ved vurderingen af om en sag er stor bør sagens timetal anvendes. Man kan for eksempel beslutte, at der foretages efterkalkulationer af alle sager der udgør 1 pct. eller mere af det samlede årlige timetal i virksomheden. Hvis virksomheden for eksempel har 10.000 timer til rådighed om året, foretages der således efterkalkulation af alle sager over 100 timer.
Som beskrevet i vores tidligere klumme om tilbudsberegning bør efterkalkulationen foretages via beregning af dækningsbidrag pr. time som sammenholdes med det forventede i tilbudsberegningen.
Ofte vil man opleve, at det er timerne, der afviger fra det forventede. På større sager er man typisk for optimistisk når timetallet vurderes. Tit afsættes ikke timer til afsluttende opgaver på sagen, dårligt vejr, forstyrrelse af processen pga. andre håndværkere etc. Derudover vil der ofte være et ”mønster” i de dårlige sager, for eksempel projekter med meget store timetal, sager indenfor et specifikt fagområde etc.
Anvender du et online sagssystem bliver indsamling og opsamling af disse oplysninger væsentligt lettere, end det er på papir – eller uden noget system overhovedet.
...og du bliver klogere hver gang
Når der foretages en struktureret efterkalkulation af sagerne, bliver man gradvist ”klogere på sin virksomhed”. Struktureret betyder i denne sammenhæng, at man efterkalkulerer konsekvent hver gang, og på den samme måde.
Derved får man kort sagt en rigtig god fornemmelse af hvilke sager der bidrager til indtjeningen og hvilket der ikke gør. Dermed bliver det nemmere at navigere fremadrettet når der skal prioriteres, hvilke sager man skal byde på.
Artiklen er en del af temaet Samfund.