Det er vigtigt, at man husker kvitteringen, når man enten køber noget på firmakortet eller på sit privatkort til virksomheden. Det ved de fleste godt men selve den håndtering af udlæg, som det kræver, hvis dine medarbejder skal aflevere kvitteringerne fysisk, er utrolig ineffektiv og kræver alt for mange ressourcer. I dag er vi vant til, at næsten alt arbejde foregår over enten telefon, IPad eller computer, så elektronikken er bestemt ikke fjern for særlig mange. Det skal selvfølgelig også udnyttes, når det kommer til håndtering af udlæg fra både dig selv og dine medarbejdere.

Få styr på udlæg på en nem måde

Hvis din virksomhed stadigvæk håndterer Udlæg manuelt med fysiske kvitteringer, så bør du læse med videre, for denne proces kan effektiviseret utrolig meget med ét enkelt værktøj, nemlig en app. I dag kan alt håndtering omkring udlæg gøres over en app, som både medarbejderne, chefen, finansafdelingen og bogholderen har adgang til. Appen gør udlæg til en leg, og fungerer ved, at medarbejderen scanner sin kvittering ind i appen, billedet bliver sendt direkte til chefen, som enten kan godkende eller afvise udlægget via hans app. Bliver udlægget godkendt, sendes den til finansafdelingen, hvor den bliver behandlet og til sidst, sendes den til bogholderen, som udbetaler pengene til medarbejderen. På den måde kan udlæg og håndteringen af udlæg gøres nemt, hurtigt og smart. En anden fordel ved en app er også, at man ikke mister sine kvitteringer, da alle kvitteringerne altid er i appen.

Automatisere medarbejderudlæg

Ved at lave en ens form for håndteringen af Medarbejderudlæg, vil arbejdsflowet i virksomheden forbedres, da alle ved lige præcis hvordan, at de skal indberette et medarbejderudlæg. Det er en fordel både for den enkelte medarbejder og for virksomheden, da ens arbejdsgange betyder mindre håndtering. Når alle medarbejder indberetter på samme måde, sparer finansafdelingen, cheferne og bogholderne tid, og samtidig får medarbejderen hurtigere deres udlagte penge tilbage, da arbejdsgangene er effektive. Udover medarbejderudlæg, så har mange virksomheder også en masse bilag, som også skal struktureres på en automatiseret måde, så det ikke er noget, som finansafdelingen skal bruge en masse kræfter og unødvendig tid på, som de kunne have brugt på en masse andre mere produktive opgaver.